Nuestro compromiso

• Transparencia y reglas claras dentro de una relación de mutuo beneficio.

Prácticas que aseguran el cumplimiento de ese compromiso

• Asegurar proveedores competitivos en la cadena de abastecimiento.
• Fortalecer relaciones con los proveedores para ser la mejor opción de abastecimiento, servicios y gestión inmobiliaria.

En 2008 Ecopetrol se focalizó en asegurar proveedores competitivos en la cadena de abastecimiento
y fortalecer las relaciones de mutuo beneficio con este grupo de interés. Esto se puede apreciar en el
indicador de mejoramiento del desempeño de contratistas, alcanzando un cumplimiento del 117% frente
a la meta planteada para el periodo. Vale la pena destacar también que el fortalecimiento financiero
y empresarial de proveedores locales alcanzó un nivel de cumplimiento del 106%. Lo anterior se vio
reflejado en el índice de satisfacción de proveedores que llegó al 95%. Y todo esto se realizó bajo un
esquema de “transparencia y reglas claras”.

Contratación 2008

La contratación adjudicada a 31 de diciembre de 2008 en los distintos procesos de selección fue de $10 billones, de los cuales el 79% se adjudicó a proveedores nacionales.

Proveedores locales

Durante 2008 Ecopetrol contrató o hizo compras a 1.982 proveedores de las localidades de mayor operación por un valor aproximado a $1,2 billones, es decir, el 15% de la contratación total de la compañía (ver detalles en tabla 20).

Mediante una relación “gana-gana” con los proveedores se desarrollan las actividades de la compañía, generando empleo y desarrollo empresarial

Como estrategia para aumentar la contratación con proveedores locales se emitió el Instructivo de Requisitos Mínimos en Procesos de Selección, que identifica las líneas regionales y locales de contratación y compras, así como las estrategias que aseguren dicha contratación.

La estrategia de abastecimiento local: un negocio inclusivo

La estrategia de abastecimiento local hace parte de las iniciativas de negocios inclusivos que desarrolla Ecopetrol, actuando como empresa ancla que vincula empresas locales como proveedores. Mediante una relación gana-gana, se apalanca el desarrollo de actividades operativas y no operativas de la compañía, generando empleo, desarrollo empresarial, transferencia de conocimiento, mayor ganancia y competitividad regional.

En esta relación, Ecopetrol se beneficia del abastecimiento de los proveedores locales, dada la disponibilidad y cercanía que se tiene con ellos, de su conocimiento de las diversas condiciones de las zonas donde prestan sus servicios empresariales y de su permanente interés de aprendizaje, lo que a su vez, les permite mejorar y poder llegar a ser reconocidos por su excelencia.

Por su parte, los proveedores locales se benefician al vender los bienes y servicios que producen, comercializan y prestan a precios de mercado, y pueden estar en permanente actualización y crecimiento a través de los programas de competitividad que desarrolla Ecopetrol.

Transparencia y reglas claras

El abastecimiento en Ecopetrol está enmarcado en los principios de eficiencia, transparencia, oportunidad, calidad y confiabilidad, atendiendo los lineamientos del marco contractual vigente.

El Manual de Contratación de Ecopetrol dispone de tres modalidades de procesos de selección para contratar los bienes y servicios que requiere el desarrollo del objeto social de la empresa que son:

• Selección directa
• Concurso cerrado
• Concurso abierto

Por su parte, los mecanismos para presentar oferta utilizados en los procesos de selección son:

• Oferta física entregada en el Centro de Recepción de Ofertas dispuesto para ello.
• Oferta electrónica, presentada a través de un servidor contratado para el efecto.
• Subasta electrónica, caso en el cual los oferentes de manera simultánea pujan por el valor del contrato.

Para fortalecer el proceso de contratación, en 2008 se puso en marcha el Sistema de Clasificación de Proveedores de Ecopetrol a través del cual se cuenta con información de proveedores actualizada y validada.

Esta es una herramienta en línea que permite clasificar a los proveedores de forma eficaz, objetiva y con participación abierta, que consolida una base de datos completa y actualizada con información confiable para los futuros procesos de contratación.

El régimen contractual ha permitido que en los procesos de selección se evalúen y desempaten propuestas con base en el desempeño de contratistas, buscando contratar con los mejores proveedores del mercado.

Como parte de esta estrategia, en 2008 Ecopetrol reconoció por primera vez a sus mejores contratistas a través del premio Socio Estratégico de Excelencia por Desempeño, entregado a 19 empresas en 34 categorías.

Finalmente, sumado a la evaluación de desempeño y como parte de la estrategia para cumplir el indicador de contar con los mejores proveedores del mercado, se puso en marcha el Modelo de Gestión de Contratos. Este modelo establece que la interventoría administrativa de los contratos sea una única “Gestión Administrativa” por activo, procurando mayor valor agregado en la gestión técnica y en el sistema de calidad de los objetos contratados (QA/QC), a través de la estandarización del seguimiento y control que debe realizar quien detenta la responsabilidad de la interventoría a los contratos.

Relaciones con proveedores

Como medio para garantizar la transparencia y las reglas claras, Ecopetrol implementó un esquema de relación con proveedores que cuenta con diversos mecanismos de comunicación, tales como eventos con proveedores, Call Center- Servilínea, página web y atención personalizada, entre otros.

En las zonas de mayor operación se realizan divulgaciones de los principales temas de interés para contratistas y empresarios, como son el Plan Anual de Contratación y Compras, el Manual de Contratación, Responsabilidad Social Empresarial, aspectos laborales, aspectos HSE* en la contratación, subcontratación, evaluación de desempeño de contratistas, entre otros.

En septiembre de 2008 se realizó el III Encuentro Nacional de Proveedores orientado a temas de responsabilidad social y competitividad empresarial, con una asistencia de más de 350 empresarios proveedores de bienes y servicios de la industria del petróleo. Durante el evento se llevó a cabo el lanzamiento de la Caja de Herramientas para Proveedores, que contiene un video de inducción a contratistas y la información, documentos y formatos necesarios para cumplir las exigencias de Ecopetrol en materia de contratación, buscando estar alineados en temas de vital importancia como HSE* y responsabilidad social empresarial.

Con ese mismo enfoque, durante el último trimestre de 2008 Ecopetrol realizó por primera vez encuentros regionales de proveedores a los que asistieron 625 empresas de bienes y servicios en Apiay, Magdalena Medio, Cartagena, Neiva, Orito y Tibú.

La gestión realizada en 2008 se materializó en el indicador de satisfacción de proveedores, calculado a través de encuestas realizadas luego de los eventos y por una entidad experta en esta materia. Los resultados arrojaron 95% de satisfacción.

Desarrollo y fortalecimiento de proveedores

De acuerdo con un estudio realizado por Ecopetrol en 2006, uno de los problemas más importantes de los proveedores locales es la disponibilidad de recursos financieros. Para atender esa necesidad, Ecopetrol estableció un convenio con Emprender, organismo con experiencia en microcréditos y bancarización de Mipymes (micros, pequeñas y medianas empresas), con el fin de facilitarles el acceso a créditos y fortalecerlos empresarialmente.

Siguiendo el esquema anterior, en 2008 se colocaron 1.013 microcréditos a empresarios de las zonas de especial interés de Ecopetrol por cuantía de $2.462 millones. Igualmente, se adelantaron procesos de implementación de Sistemas de Gestión (NTC 6001, ISO9001, OSHAS 18000), RUC, formación de personal y se capacitó en temas administrativos y empresariales a 143 empresas de esas mismas zonas.

Así mismo, se continuó en 2008 el trabajo de fortalecimiento institucional (desarrollo de proveedores) a través de alianzas con entidades de reconocida idoneidad como el Sena, Emprender, la Corporación para el Fomento de la Calidad, Productividad y Gestión Ambiental (Cyga), Icontec y Cámaras de Comercio.

Cluster del Petróleo y Gas

Ecopetrol celebró en 2007 un convenio para el desarrollo de una iniciativa de cluster alrededor de la industria del petróleo y gas en la región del Magdalena Medio y Santander, con el ánimo de promover la asociatividad y competitividad de los empresarios locales. A través de un esquema asociativo integral, Ecopetrol se vinculó junto con el gobierno, la industria, la academia, los gremios, las instituciones financieras y las demás fuerzas representativas de la región alrededor de un mismo objetivo, tomando como epicentro la ciudad de Barrancabermeja (ver imagen 6).

Una vez realizado el lanzamiento de la estrategia y conformados los cuerpos de dirección y técnicos del cluster, en 2008 se definieron las cuatro líneas de acción:

• Programas y proyectos prioritarios que se deben emprender para mejorar el ambiente de negocios.
• Acciones para mejorar las estrategias de las actuales empresas del cluster, generando redes y asociatividad.
• Dinamizar subsectores afines, tales como petroquímica, biocombustibles, oleoquímica, logística y energía.
• Generar los atributos de la iniciativa del Cluster del Petróleo y Gas.