 |
Con ocasión del proceso de capitalización
llevado a cabo durante
2007 y concluido con la adjudicación
de acciones a particulares el
13 de noviembre del mismo año,
Ecopetrol se transformó en una
sociedad de economía mixta (participación
pública del 89,9% y participación
privada del 10,1%), y se
estableció como una sociedad comercial
del tipo de las anónimas.
Independientemente de su transformación,
Ecopetrol continúa
aplicando altos estándares en
Gobierno Corporativo, en aras de
proteger a sus grupos de interés.
Por esta razón y en cumplimiento
de lo dispuesto en el Código de
Buen Gobierno, a continuación se
presenta a la Asamblea General de
Accionistas de Ecopetrol, el Informe
de Gobierno Corporativo para
la vigencia 2008.
Modificaciones
al Código de Buen
Gobierno
 La Junta Directiva en su sesión
del 23 de enero de 2009 aprobó
modificaciones al Código que
comprenden: la actualización de
la estructura de planta de personal
de la empresa y de los cargos de
los funcionarios a los que se hace
referencia en el Código, la nueva
visión y misión de la compañía y su
nuevo Modelo de Responsabilidad
Social Empresarial.
Otras modificaciones al Código hacen
referencia a la declaratoria del
Grupo Empresarial Ecopetrol y a la inclusión de las directrices mínimas
(incluídas como un nuevo anexo al
Código de Buen Gobierno) que en
materia de gobierno corporativo,
deben cumplir las compañías subordinadas
que conforman el Grupo
Empresarial Ecopetrol.
Lo anterior, con el fin de adoptar
medidas específicas en cuanto a
su gobierno y conducta, asegurar
que los objetivos propuestos para
dichas compañías estén alineados
con las estrategias, políticas y procedimientos
de Ecopetrol, de tal
forma que se garantice un alto grado
de transparencia, objetividad
y competitividad en la gestión del
Grupo.
El Grupo Empresarial
Ecopetrol
Con la consolidación del Grupo
Empresarial Ecopetrol se pretende
generar una dinámica de gestión
ordenada, uniforme y flexible en los
aspectos administrativos y operativos,
y asegurar que cualquier estructura
de subordinadas que se
adopte esté totalmente alineada
con la estrategia del negocio.
Como consecuencia de la declaratoria
de Grupo Empresarial,
Ecopetrol, en su calidad de matriz
o controlante, deberá responder
subsidiariamente por las obligaciones
insolutas de las compañías
subordinadas que se encuentren
en situación de insolvencia o liquidación
judicial.
También estará obligada a preparar,
presentar y difundir estados financieros
consolidados en los que se reflejen, entre otras cosas, los flujos
de efectivo con sus compañías
subordinadas, como si fuesen un
solo ente. Los estados financieros
consolidados deber ser puestos a
consideración y aprobación de la
Asamblea General de Accionistas
de Ecopetrol.
Una de las obligaciones más importantes
que se derivan de la
situación de Grupo Empresarial
consiste en la elaboración de un
Informe Especial -complementario
del Informe de Gestión- que debe
presentarse a consideración de la
Asamblea General de Accionistas
en la reunión ordinaria. En dicho
Informe se relacionan las operaciones
de mayor importancia concluidas
durante el ejercicio entre las
compañías del Grupo.
De igual forma, con ocasión de la
situación de subordinación implícita
en el Grupo Empresarial, la Ley
faculta a las entidades de inspección,
vigilancia y control para que
revisen las operaciones celebradas
entre compañías ligadas por
vínculos de subordinación, con el
fin de establecer eventuales actos
simulados u operaciones ficticias
en perjuicio del Estado, los socios
o de terceros, o su celebración en
condiciones considerablemente
diferentes a las normales del mercado.
Con la declaratoria de Grupo Empresarial,
Ecopetrol pretende fortalecer
los mecanismos de transparencia,
revelación de riesgos
y control, en aras de identificar y
hacer seguimiento a las relaciones
existentes con sus compañías subordinadas.
Cumplimiento
del Código
de Buen Gobierno
Asamblea General
de Accionistas
El 24 y 25 de febrero de 2008 Ecopetrol
publicó en su página web y
en un periódico de amplia circulación
nacional respectivamente, la
convocatoria a la reunión ordinaria
de la Asamblea General de Accionistas
del 27 de marzo de 2008.
Así mismo y en cumplimiento de
las mejores prácticas de gobierno
corporativo establecidas en el Código,
el 23 de marzo Ecopetrol recordó
a sus accionistas mediante
los mismos medios, la fecha establecida
para la respectiva reunión
ordinaria e informó sobre los mecanismos
para hacerse representar
en la misma.
Simultáneamente, y utilizando la
página web de la compañía como
medio de difusión, se divulgaron
los avisos de convocatoria, el orden
del día y las proposiciones de
la Administración que se someterían
a consideración de los accionistas.
En la página web también
se publicó la plancha propuesta
por la Nación, en su calidad de accionista
mayoritario, para integrar
la Junta Directiva de Ecopetrol y
las hojas de vida de los respectivos
candidatos.
La reunión ordinaria de la Asamblea
contó con el quórum deliberatorio
y decisorio exigido por la Ley y todos los temas sujetos a votación
de los accionistas fueron aprobados.
Adicionalmente, la Asamblea
fue transmitida por videoconferencia,
vía Internet y televisión (señal
institucional) en tiempo real.
El Acta fue firmada por el Presidente
de la Asamblea, por el Secretario
y por la comisión para revisión
y aprobación del Acta. En ella se
consignaron los temas presentados,
las aprobaciones y autorizaciones
otorgadas por la Asamblea
y las observaciones formuladas
por los accionistas. Para dar cumplimiento
a las normas del mercado
de valores aplicables a Ecopetrol,
una copia del Acta fue enviada
oportunamente a la Superintendencia
Financiera de Colombia.
Las decisiones contenidas en el
Acta fueron debidamente registradas
en la Cámara de Comercio y
la reforma estatutaria aprobada fue
protocolizada por escritura pública.
El texto completo del Acta de
la Asamblea fue publicado en la
página web de la compañía para
información de los accionistas y el
público en general.
Administración
 Informe de funcionamiento
de la Junta Directiva
En la reunión ordinaria de la Asamblea
General de Accionistas celebrada
el 27 de marzo de 2008,
se eligió la Junta Directiva de Ecopetrol
para el período abril 2008 a
marzo de 2009, con una composición
de nueve miembros principales,
sin suplencias. Todos los
miembros elegidos manifestaron por escrito su aceptación, hecho
que también se registró en la Cámara
de Comercio del domicilio
social de Ecopetrol.
Los accionistas de Ecopetrol asistentes
a esa reunión, eligieron por
unanimidad la plancha propuesta
por el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, así: en cumplimiento
de lo establecido en el artículo 5
de la Ley 1118 de 2006 y la Declaración
de la Nación en su calidad
de accionista mayoritario, para los
renglones 8º y 9º de la Junta Directiva
se eligió un representante de
los departamentos productores de
hidrocarburos explotados por Ecopetrol
y un representante de los
accionistas minoritarios con mayor
participación accionaria. Seis de
los nueve miembros de la Junta Directiva
tienen calidad de miembros
independientes, es decir, no representan
al Gobierno.
Durante el período comprendido
entre abril de 2008 y marzo de
2009, la Junta Directiva realizó 18
sesiones, así: 11 ordinarias, 6 extraordinarias
y 1 extraordinaria no
presencial, junto con los diferentes
comités especializados, según se
puede apreciar en la tabla 28.
 En la reunión de la
Asamblea General
de Accionistas del
27
de marzo de 2008,
se eligió la Junta
Directiva
para el
período abril 2008
a marzo de 2009
De acuerdo con la decisión adoptada
por la Asamblea General de
Accionistas de Ecopetrol el día 27
de marzo de 2008, los honorarios
cancelados a cada uno de los
miembros de la Junta Directiva fueron
equivalentes a cuatro salarios
mínimos legales mensuales vigentes
(SMLMV) que correspondieron
a la suma de $1’846.000 mensuales
para 2008, y de $1’987.600
para 2009, menos la retención en la fuente. Estos honorarios fueron
cancelados por sesión presencial
de Junta Directiva y/o Comité Interno;
el pago por sesión no presencial
correspondió al 50% del
honorario.
Para la preparación de cada sesión,
la Secretaría General envió
a los miembros de Junta los documentos
a discutir o analizar,
con ocho días de antelación. Así
mismo, la información adicional
solicitada por los miembros de la
Junta en relación con algún tema
específico, les fue suministrada a
través de correo físico, electrónico
y eventualmente, se organizaron
reuniones con representantes de la
administración.
En cada sesión se verificó el cumplimiento
del quorúm establecido
en los estatutos sociales de la empresa
y luego se sometió a la aprobación
de los presentes el orden
del día respectivo que había sido
enviado previamente. Igualmente,
se sometio a aprobación el acta de
la sesión anterior.
Las actas de la Junta Directiva
conforman un libro foliado y sellado
por la Cámara de Comercio de
Bogotá en orden consecutivo, libro
que se mantiene custodiado en el
archivo de la Secretaría General de
Ecopetrol.
El promedio de duración de las sesiones
fue de siete horas y siempre
se cumplió lo acordado en cuanto
a seguimiento de los compromisos
adquiridos, temas de los Directores y
del Presidente de la empresa, aprobaciones
y espacio para información
y discusión de diferentes temas.
Adicionalmente, en cumplimiento
de las mejores prácticas de Gobierno
Corporativo, se realizó una
evaluación cualitativa y cuantitativa
a la Junta Directiva. Vale la pena
resaltar que en la autoevaluación
de carácter cualitativo, el 92% de
los miembros afirmaron que los
comportamientos deseables para
una Junta Directiva estuvieron
presentes en el desarrollo de sus
funciones durante el periodo. Para
la evaluación cuantitativa, los resultados
fueron del 95% (nivel de
cumplimiento de las metas establecidas
por el Tablero Balanceado
de Gestión de la Junta).
La Junta Directiva, después de
analizar los resultados de la compañía
y con fundamento en el
acuerdo de desempeño firmado
entre el Presidente de la Junta y
el Presidente de Ecopetrol, evaluó
la gestión del Presidente de la
empresa tomando como base los
resultados de los indicadores del
más alto nivel dentro del Tablero
Balanceado de Gestión. Adicionalmente, la Junta Directiva fijó como
meta el cumplimiento de grandes
hitos para el desarrollo de la estrategia
corporativa.
Por otro lado, hacen parte de la
Administración de Ecopetrol los
Vicepresidentes, los Gerentes, Directores
y demás trabajadores que
tengan la facultad de representar a
la compañía. Todos ellos, mediante
el direccionamiento estratégico de
sus respectivas áreas y el desarrollo
de las diferentes actividades, contribuyen
al logro de los objetivos
empresariales. De la misma forma,
son evaluados según los indicadores
establecidos en el Tablero
Balanceado de Gestión (TBG) por
área y en los términos establecidos
en el acuerdo de desempeño que
se firma con cada jefe. Los resultados
operativos de la compañía y
de cada área se pueden apreciar
en los resultados consignados en
el TBG que se publica en el informe
anual.
Finalmente, es importante resaltar
que Ecopetrol no hace uso de
mecanismos especiales de pago
o remuneración en acciones de la
compañía a sus trabajadores, personal
directivo o administradores.
A través de la página web se puede
conocer la calidad profesional y
la trayectoria laboral de los administradores
de la empresa.
Para consultar mayores detalles
sobre el funcionamiento de la Junta
Directiva y el cumplimiento de
sus obligaciones estatutarias, el
Informe completo se encuentra a
disposición de los accionistas a
través de la página web de la compañía.
 Resultados de la evalución
al Presidente
Desde la perspectiva financiera, los
resultados de la empresa en 2008
presentaron un buen comportamiento.
En el Tablero Balanceado
de Gestión de la empresa (TBG) se
tienen cuatro indicadores (Ebitda,
utilidad neta por acción, desempeño
de la acción y EVA), los cuales
arrojaron resultados iguales o superiores
a las metas establecidas.
Se destaca particularmente el Ebitda
que tuvo un cumplimiento del
122%, con un resultado de $14,8
billones frente a la meta de $12,1
billones.
Situación similar se observa con la
utilidad neta por acción, con un resultado
de $287/acción que la ubica
en un cumplimiento del 162%.
Estos resultados favorables tienen
su explicación, principalmente, en
una mayor producción que demostró
un crecimiento del 12%
frente al año anterior, lo que ha
permitido incrementar las ventas
totales de Ecopetrol a 547 KBPED,
con un crecimiento del 17,6% frente
a 2007.
El precio internacional del petróleo
crudo tuvo también un efecto
positivo sobre los resultados de la
empresa. El referente internacional
WTI en 2008 estuvo en promedio
en US$99,7 por barril, nivel que
supera el precio presupuestal de
Ecopetrol de US$65 por barril, y
las adiciones presupuestales aprobadas
durante el trascurso del año,
equivalentes a un presupuesto de
US$82.
La perspectiva de clientes y grupos
de interés mide la propuesta de valor
de Ecopetrol con dos objetivos y
cuatro indicadores. Anteriormente
se mencionó que las ventas totales
de Ecopetrol que se miden en esta
perspectiva, fueron factor apalancador
de los resultados financieros,
y que gracias a estas mayores
ventas, la empresa mantiene una
posición en el mercado internacional
mediante la exportación de
crudos y productos refinados en
el que las exportaciones crecieron
un 22% frente a 2007. La empresa
también mantiene una posición de
excelencia entre sus clientes con
un índice de satisfacción del 89%.
En esta perspectiva también se
mide el crecimiento de la empresa
con el indicador de Ingresos Futuros
por Nuevos Negocios, que
obtuvo un resultado de US$4,8
frente a una meta US$7,2 millones.
Si bien no se logró la meta al cierre
del año, la empresa ha venido consolidando
una posición en la generación
de nuevos negocios a nivel
nacional e internacional. La meta
tenía previsto para su cumplimiento
el cierre del negocio de compra
de la compañía Petrotech, que se
desarrolló durante la mayor parte
de 2008 y sólo fue concretado en
el mes de febrero de 2009, cuando
se obtuvieron aprobaciones finales
del gobierno del Perú.
La contribución al desarrollo sostenible
de los clientes y grupos de interés
se mide con el cumplimiento
de los compromisos de RSE. Las
estrategias planteadas para este
objetivo alcanzaron un cumplimiento
de 85% por las dificultades que se dieron para lograr la meta en
algunos indicadores como la accidentalidad,
la contratación exitosa,
la inversión con socios, índice de
severidad por enfermedad común
y derechos de petición.
 La perspectiva interna tiene seis
objetivos estratégicos los cuales
son medidos a través de 18 indicadores
de los cuales, doce arrojaron
resultados iguales o superiores
a las metas planteadas, dos estuvieron
dentro del margen de tolerancia
aceptable y cuatro estuvieron
por debajo de las expectativas
de la empresa. Con los resultados
obtenidos se observa que se deben
asegurar las estrategias para
alcanzar los objetivos de incrementar
las reservas y la producción de
hidrocarburos, y el de operar con
seguridad y excelencia la cadena
de valor, los cuales son los más
afectados por los indicadores con
menor cumplimiento. Si bien en todos
los casos los resultados obtenidos
demuestran mejoras importantes
frente a los alcanzados en
2007, las estrategias de la empresa
y sus Megas son más exigentes
por lo que se requiere seguir aumentando
la capacidad de generar
los resultados esperados.
En esta perspectiva es donde se
asegura la producción de Ecopetrol,
que tiene su relación de causalidad
con el aumento en las ventas,
el Ebitda y la utilidad neta por
acción que se explicaron anteriormente.
Los recursos contingentes
agregados durante el año tuvieron
un resultado de 43,7 millones de
barriles de petróleo equivalente con
un cumplimiento de 53% frente a
la meta, no obstante haber crecido
en un 132% frente al año anterior En 2008 la adición total de reservas
de hidrocarburos superó la meta
con un cumplimiento del 115%
al adicionarse 178,8 millones de
barriles de petróleo equivalente a
nivel nacional y 1,01 millones de
barriles internacionalmente mediante
la compra de participación
en la compañía K2. Esta adición de
reservas representa un crecimiento
del 214% frente al logro obtenido
en 2007, con lo que el índice de
reposición de reservas es de 1,1 lo
que implica que en 2008 la empresa
fue capaz de adicionar un mayor
número de reservas a las que
consumió en el mismo año.
Por otro lado, la gestión de proyectos
alcanzó un cumplimiento
de 69.9%, frente a la meta establecida
del 90%. Los proyectos alcanzaron
en promedio los siguientes
resultados: i) el 85%, logró la
ejecución de costos dentro de las
metas establecidas, ii) el 87%, tuvo
un cumplimiento de ejecución dentro
de los niveles esperados, y iii)
el 95%, obtuvo la ejecución de los
recursos presupuestales. Sin embargo,
persiste una brecha mayor
en el cumplimiento de hitos en los
proyectos donde sólo el 65% de
estos cumplió con los hitos programados.
La frecuencia de accidentalidad
presenta una tendencia positiva
sin alcanzar la meta y registra una
mejora del 5% frente al 2007. No
obstante lo anterior, se observa
que es necesario asegurar prácticas
comunes en toda la organización,
pero especialmente asegurar
el cumplimiento de todos los
protocolos de seguridad y trabajo
seguro.
Por otro lado, en 2008 se obtuvieron
las certificaciones únicas de
empresa ISO 9001-2000 y NTCGP
1000-2004.
En la perspectiva de aprendizaje,
que tiene dos objetivos y seis indicadores,
se logró el cumplimiento
de cuatro de estos. Se tuvieron resultados
por debajo en los siguientes
indicadores: cumplimiento de
las metas del modelo de competencias,
con un 88%, y en el Índice
de Ambiente Laboral (IAL), con un
resultado de 63,9 puntos frente a la
meta de 80 puntos. La firma Great
Place to Work, que mide el IAL,
había establecido un objetivo de
mejora en 59,9 puntos, el cual fue
superado en esta nueva medición,
sin que dicho resultado hubiese alcanzado
la expectativa interna que
tiene la empresa.
Con base en los criterios establecidos
en la empresa y los resultados
obtenidos por Ecopetrol, se puede
calificar la gestión del Presidente,
Javier G. Gutiérrez, con un logro
de 99%.
Relaciones con
los accionistas
Accionista mayoritario
Las relaciones económicas que
Ecopetrol tiene con la Nación a
través de convenios o contratos
firmados no generan conflictos de
interés y no van en detrimento de
los intereses de los accionistas minoritarios,
independiente de la condición
de accionista mayoritario que
tiene el Estado colombiano. Es de
resaltar también la importancia de estas relaciones contractuales en
el cumplimiento de los objetivos estratégicos
de la compañía y el fortalecimiento
de su modelo de Responsabilidad
Social Empresarial.
Ecopetrol celebró en 2008 los siguientes
convenios con los Ministerios
de Cultura, Defensa, Minas
y Energía:
- Convenio interadministrativo de
gerencia integral del proyecto
N° 94 para la ejecución del Plan
Nacional de Lectura y Bibliotecas
Públicas, celebrado entre el
Ministerio de Cultura, Ecopetrol y
el Fondo Financiero de Proyectos
de Desarrollo (Fonade).
- Convenio firmado entre Ecopetrol
y el Ministerio de Minas y Energía
para la prestación, por parte
de Ecopetrol, del servicio de inspección
y control de los vehículos
que transportan el combustible
de Yumbo a Pasto, así como los
registros y reportes requeridos
para que el Ministerio pueda realizar
el pago de la carga fiscal establecida
en el Artículo 55 de la
Ley 191 de 1995.
- Convenio firmado entre el Ministerio
de Defensa Nacional y Ecopetrol
para el apoyo del Ejército
Nacional.
- Convenio entre el Ministerio de Hacienda
y Crédito Público (MHCP),
la Dirección General de Crédito
Público y del Tesoro Nacional y
Ecopetrol, para la entrega de recursos
por parte de Ecopetrol al
MHCP, con el fin de administrar e
invertir, actuando por cuenta y en
nombre de Ecopetrol.
- Convenio firmado entre el Ministerio
de Minas y Energía, la Universidad
Tecnológica de Pereira
y Ecopetrol para aunar esfuerzos
para la ejecución de pruebas del
denominado protocolo E-20, que
hace parte del proyecto de investigación,
innovación y desarrollo
tecnológico denominado “Hacia
el E20 en Colombia”.
Accionistas minoritarios
Ecopetrol cuenta con una Oficina
de Atención al Accionista e Inversionista,
ubicada en la ciudad de
Bogotá, en la Calle 13 No. 8ª-30
Piso 8, donde se atienden y solucionan
los requerimientos de los
accionistas.
La labor de desarrollo, administración,
coordinación y logística de dicha
oficina, se encuentra en cabeza
del Consorcio Acciones Ecopetrol,
conformado por Fiduciaria Bogotá
y Fiduciaria de Occidente, quienes
fueron contratadas por la compañía
para llevar a cabo la administración
integral del Programa de Emisión y
Colocación de Acciones.
La oficina implementó varias vías
de acceso con el fin de garantizar
la adecuada gestión a las solicitudes
y requerimientos de los
accionistas: la línea de atención
del Call Center en Bogotá (Tel.:
3077075) y para el resto del país,
la línea 018000113434. También
se dispuso un correo electrónico:
accionistas@ecopetrol.com.co y
se abrieron las puertas de la Oficina
de Participación Ciudadana de
Ecopetrol, para apoyar esta atención.
A continuación, se enuncian
algunas cifras que resumen y reflejan
el nivel de atención:
- Se recibieron en 2008 un total de
164.826 requerimientos de los
accionistas a través de los diferentes
canales de atención, respondiéndose
satisfactoriamente
el 99,56% de ellos.
- Fueron atendidas el 92,94% del
total de llamadas recibidas en
el Call Center, equivalentes a
645.785 contactos de los cuales,
el 94,24% fueron atendidos en los
primeros 30 segundos.
- De los contactos realizados mediante
Call Center, se recibieron
82.460 solicitudes de accionistas,
las cuales fueron solucionadas en
un 99,26%.
- Los 20.527 correos electrónicos
recibidos fueron respondidos en
un 99,72%.
- Se atendieron 15.084 accionistas
de manera presencial; de ellos,
13.757 se atendieron en la Oficina
de Atención al Accionista y
1.327, en la Oficina de Participación
Ciudadana. Adicionalmente,
se brindó apoyo a través de las
oficinas del Banco de Bogotá
localizadas en las diferentes ciudades
del país, por medio de las
cuales se atendieron 11.276 accionistas.
- Los accionistas realizaron 1.321
solicitudes por escrito de las
cuales, 346 fueron derechos de
petición. Todos los derechos de
petición y solicitudes por escrito
fueron atendidos en los términos
legales establecidos (15 días hábiles).
Inversionistas institucionales
y analistas de mercado
Durante 2008 se atendieron a diferentes
analistas e inversionistas,
manteniendo una comunicación
constante con analistas de mercado,
instituciones nacionales e
internacionales que solicitan constantemente
información para proporcionarla
al mercado de valores.
Se respondieron requerimientos
de información a través de correos
electrónicos y llamadas, y se realizaron
varios eventos los cuales
fueron vitales para la elaboración
de reportes de mercado y la toma
de decisiones de inversión por parte
de los accionistas e inversionistas.
Mediante 14 eventos realizados
durante el año se logró llegar
a 207 Inversionistas y 68 analistas
(61 locales y 7 internacionales).
Pago de dividendos
En cumplimiento de la Ley, los Estatutos
Sociales y en concordancia
con lo establecido en la Declaración
del Accionista Mayoritario, la
Asamblea General de Accionistas
del 27 de marzo de 2008 aprobó
la apropiación y distribución de utilidades
del ejercicio 2007, lo que
significó distribuir el 89.9% de las
utilidades, equivalentes a $4,65 billones,
pagando un dividendo de
$115 por acción, pagaderos en
cuatro cuotas entre los días 25 y 30
de los meses de abril, julio, octubre
y el 19 de diciembre de 2008.
Los recursos fueron transferidos
por Ecopetrol a Deceval un día hábil
antes de la fecha de pago establecida
por la Asamblea General.
Ese mismo día, Deceval distribuyó
los recursos entre los depositantes
directos, quienes a su vez entregaron
el dinero a los respectivos
accionistas. Cabe anotar que estos
dineros se dispusieron en los
términos solicitados por el mismo
accionista a través del “Formulario
de aceptación de oferta, primera
ronda” (abono a cuenta o pago por
ventanilla).
 Grupos de interés
En el Código de Buen Gobierno
se reconocen los grupos de interés
de Ecopetrol y se enuncian los
compromisos que se adquieren
con cada uno de ellos. En la página
web de la empresa se publicó
el compromiso con cada uno de
los grupos de interés y presentó
el Informe de Responsabilidad Social,
el cual reporta de manera detallada
el cumplimiento de dichos
compromisos.
Rendición de cuentas
Los grupos de interés de Ecopetrol
tuvieron durante 2008 la posibilidad
de acercarse a través de las
Oficinas de Participación Ciudadana
en Bogotá, Barrancabermeja,
Yopal y Neiva y de las Brigadas
Móviles que se realizaron en Orito,
Ortega y Tumaco. Adicionalmente,
los grupos de interés recibieron
atención a través del Contact Center:
234 5000 en Bogotá, y la línea
018000918418 para el resto del
país. Otros canales dispuestos son
los correos electrónicos participacion.ciudadana@ecopetrol.com.co; quejasysoluciones@ecopetrol.
com.co, y el portal de la empresa
www.ecopetrol.com.co en el link
“En línea”.
En 2008 se recibieron más de
13.000 solicitudes ciudadanas
entre derechos de petición, peticiones
simples, quejas y reclamos.
Del 100% de solicitudes recibidas
en 2008, 97% de las solicitudes y
91% de los derechos de petición,
fueron atendidos dentro de los plazos
establecidos.
Finalmente, se realizaron las Audiencias
Públicas de Rendición de
Cuentas en Villavicencio (Meta) y
Yondó (Antioquia), los días 24 de
junio y 22 de julio de 2008, respectivamente.
Estructura de control
Ecopetrol cuenta con una estructura
de control que realiza seguimiento
permanente por parte de
la Administración, la Junta Directiva
y el Comité de Auditoría de la
Junta, con el fin de desarrollar los
correctivos y mejoras que se consideren
necesarios. Los controles
son ejercidos por entes externos e
internos.
Controles externos
Son básicamente los ejercidos por
la Revisoría Fiscal, la vigilancia de
la Superintendencia de Servicios
Públicos Domiciliarios, Superintendencia
Financiera de Colombia,
Superintendencia de Sociedades
y Contraloría General de la República.
Se incluyen también en
esta categoría, las agencias calificadoras
de riesgo y las auditorías
especializadas solicitadas por los
accionistas.
En 2008 Ecopetrol suministró la información
requerida por los entes
de control gubernamentales, facilitándoles
el desarrollo de su labor y
obteniendo calificaciones por parte
de firmas autorizadas, según se
aprecia a continuación:
Revisoría Fiscal: la Asamblea
aprobó la contratación de la firma
Price Waterhouse Coopers Ltda.
como Revisor Fiscal de la empresa
para la vigencia 2008. Las recomendaciones
efectuadas como
resultado del proceso de la Revisoría,
fueron plasmadas en un plan
de mejoramiento que al cierre del
año, tuvo un nivel de cumplimiento
del 99,9%.
Cabe anotar que la Asamblea
General de Accionistas de 2008,
aprobó unos honorarios máximos
de $3.500 millones, incluido IVA,
para el pago de la firma revisora.
Ecopetrol no contrató en 2008 servicios
diferentes a los de Revisoría
Fiscal con la compañía que actualmente
cumple esta tarea, tal como
lo disponen las buenas prácticas
establecidas en el Código de Buen
Gobierno.
Contraloría General de la República:
los resultados del Control
Fiscal Integral 2006, ejercido por la
Contraloría General de la República
(CGR), fueron incorporados a
los planes de mejoramiento de la
compañía y fueron objeto del control
y seguimiento por parte del Comité
de Coordinación de Control
Interno y el Comité de Auditoría de
la Junta Directiva. En 2008, Ecopetrol
alcanzó un cumplimiento del
99,8% en los planes de mejoramiento
suscritos con esta entidad.
De acuerdo con el Informe del 22
de diciembre de 2008, la Contraloría
General de la República fenece
la cuenta de Ecopetrol por la vigencia
fiscal al año 2007, con opinión
“Limpia” y un concepto “Favorable
con observaciones”. Adicionalmente,
indica que “el sistema de
control interno es efectivo y que
otorga confiabilidad a la compañía
para el manejo de los recursos y
el cumplimiento de sus objetivos
y metas”. Actualmente, Ecopetrol
se encuentra estructurando el respectivo
Plan de Mejoramiento.
Agencias calificadoras de
riesgos: la firma Duff & Phelps
de Colombia reiteró la calificación
nacional AAA a la deuda corporativa
de Ecopetrol, y la firma Fitch
Ratings otorgó calificación internacional
BB+ y BBB- para deuda
en moneda extranjera y deuda en
moneda local con destino a inversionistas
extranjeros, respectivamente.
Las obligaciones calificadas en esta
categoría de deuda corporativa se
consideran emisiones con la más
alta calidad crediticia. Los factores
de riesgo son prácticamente inexistentes,
según escala de calificación
de Duff & Phelps de Colombia, sociedad
calificadora de valores. La
calificación de Ecopetrol se fundamenta
en el sólido perfil financiero
de la empresa, en la magnitud y
estabilidad de las reservas, en los
sólidos niveles de producción y en
la participación dominante en el
mercado nacional.
Clasificación en Gobierno
Corporativo: la firma BRC Investor
Services S.A. clasificó la calidad
de las prácticas de Gobierno Corporativo
de la empresa con BRC
G2 + que constituye la segunda
mejor clasificación y se basa en
los fuertes procesos y prácticas de
gobierno corporativo que se desarrollan
en Ecopetrol. En el análisis
realizado se evidenció la existencia
de políticas e instrumentos idóneos
para asegurar buenas prácticas de
gobernabilidad.
Entre los temas que se exploraron
está el comportamiento de la
estructura de propiedad, las relaciones
entre los accionistas y la
administración de Ecopetrol, la
transparencia financiera y la revelación
de información, así como la
Junta Directiva de la entidad, analizando
el comportamiento de los
grupos de interés internos dentro
de contextos de justicia, transparencia,
rendición de cuentas y responsabilidad.
Este es el primer proceso de Clasificación
de Prácticas de Gobierno
Corporativo al cual se somete la
empresa y forma parte de las acciones
constitutivas del Plan Estratégico
de la compañía.
BRC Investor
Services S.A.
clasificó
la calidad
de las prácticas
de Gobierno
Corporativo de la
empresa con BRC
G2+
que constituye
la segunda mejor
clasificación y
se basa en los
fuertes
procesos
y prácticas de
gobierno
corporativo
de Ecopetrol
 Controles internos
Durante la vigencia 2008, Ecopetrol
continuó con la implementación
de su Modelo de Control
Interno que se enmarca en el estándar
internacional COSO (Committee
of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). Se
realizó un diagnóstico sobre su nivel
de madurez con el fin de permitir
a la compañía adoptar planes
de acción tendientes a lograr la
alineación con el mismo. Se evaluaron
temas relacionados con el
ambiente interno de la compañía,
el establecimiento de objetivos, los
procesos de identificación, evaluación
y respuestas a riesgos, las
actividades de control, la información,
comunicación y monitoreo,
componentes que son aplicados
de manera transversal en la Organización.
En desarrollo de sus responsabilidades,
la Dirección de Auditoría
Interna efectuó una evaluación
al Sistema de Control Interno y a
53 trabajos de auditoría a nivel de
procesos, obteniendo un cumplimiento
promedio del 98%, respecto
a la ejecución del Plan General
de Auditoría que previamente fue
aprobado por el Comité de Auditoría
de Junta Directiva para la vigencia
2008.
Los principales procesos y áreas
auditadas se resumen a continuación:
procesos de negocios (Upstream
y Downstream), procesos
financieros, procesos de soporte
(servicios y tecnología, jurídica,
talento humano) y procesos de
estrategia (estrategia y crecimiento
y secretaría general). Producto
de estas auditorías se generaron y
acordaron con los responsables,
planes de mejoramiento que alcanzaron,
en promedio, un cumplimiento
del 99,5%.
Riesgos
En los últimos años Ecopetrol ha
estructurado e implementado un
Sistema de Gestión Integral de
Riesgos, orientado a contribuir
con el cumplimiento de objetivos,
la preservación y creación de valor
para la compañía y a la preparación
para eventos no esperados.
Los riesgos se identifican de manera
detallada para todos los principales
procesos de la empresa,
construyendo los “mapas” para
cada uno de ellos, donde se detalla
el nivel de criticidad de los
eventos potenciales identificados.
Así mismo, se estructuran planes
de tratamiento para cada riesgo
con el fin de mitigar su ocurrencia
y se gestionan a lo largo de todo
el año.
Los riesgos considerados como
más importantes para Ecopetrol
se pueden apreciar en la tabla 29.
Estos riesgos fueron identificados
como eventos potenciales y no
como situaciones existentes.
Información
suministrada al público
 Página web
Por este medio y durante todo el
año, los accionistas e inversionistas
tuvieron acceso a los resultados
financieros de Ecopetrol
y consolidados, calificación de
riesgo crediticio, composición accionaria
de la compañía, fecha de
pago de dividendos, proyectos en
marcha, conformación de la Junta Directiva, decisiones relevantes de
la Junta Directiva, informes del Revisor
Fiscal .
Durante 2008, la página web de
Ecopetrol recibió en promedio,
8.270 visitas diarias. Entre los contenidos
más consultados se encuentra
el sitio “Accionistas”, en el
que se puede seguir el precio de
la acción, calcular la rentabilidad y
conocer la información relevante
reportada a la Superintendencia
Financiera de Colombia. Es importante
anotar que la información
financiera suministrada por este
medio se actualiza cada trimestre
y es la misma información que se
presenta a la Junta Directiva. La
información suministrada se recopila
y elabora conforme a los
principios, criterios y prácticas profesionales
con los que se elaboran
los estados financieros y gozan de
la misma fiabilidad.
También se destacaron los sitios
“Trabaje con nosotros”, que permite
conocer la política de selección
y vinculación de Ecopetrol y cargar
hojas de vida. Así mismo, el sitio
“Contratación de bienes y servicios”,
donde permanentemente los
potenciales proveedores de la empresa
pueden encontrar las ofertas
de contratación e inteligencias de
mercado disponibles, y finalmente,
“Atención a proveedores”, sitio que
permite hacer seguimiento a los
pagos, descarga de certificados
de retención, entre otros.
El portal presentó diferentes actualizaciones
como el botón de Responsabilidad
Social, construido a
la luz del nuevo modelo RSE de la empresa, que da a conocer cuáles
son los grupos de interés de
la empresa, los compromisos que
se han establecidos con ellos, las
prácticas, indicadores e iniciativas.
También se actualizó el botón de
Servicios para jubilados y familiares,
poniendo a disposición de
este grupo de interés, los servicios
de salud y personal.
Durante la Asamblea General de
Accionistas del 27 de marzo de
2008, los usuarios de la página
siguieron en vivo y en directo la
transmisión en línea de la reunión
ordinaria. Se realizaron 14.026 conexiones
desde diferentes usuarios
remotos de todo el mundo.
Finalmente, como preparación a la
entrada de Ecopetrol en la Bolsa
de Valores de Nueva York, la página
en inglés se renovó, activando
el sitio Investors, con la información
más importante sobre la compañía.
Durante 2008, la
página
web de
Ecopetrol recibió
en promedio 8.270
visitas diarias
Información relevante
Ecopetrol, en su calidad de emisor
de valores, está obligada a reportar
a la Superintendencia Financiera
de Colombia toda información que
considere relevante. Durante 2008
se registraron 81 documentos de
información relevante en esa entidad.
Adicionalmente, se prepararon
siete comunicados de prensa
y siete informes 6K que exige la
Securities and Exchange Commission
(SEC). Todos los documentos
de información relevante fueron divulgados
de una manera adecuada
y oportuna al mercado mediante la
publicación en la página web de la
Superintendencia y en la página
web de Ecopetrol.
Negociación de valores
En cumplimiento a lo establecido
en el artículo 404 del Código de
Comercio y en el Código de Buen
Gobierno, en 2008 45 administradores
de la empresa solicitaron autorización
previa a la Junta Directiva
para realizar operaciones de
compra o venta de sus acciones.
Estas solicitudes fueron aprobadas
en las diferentes sesiones de
la Junta, en donde se analizó cada
caso en particular.
Adicionalmente, se presentaron 14
casos de administradores que no
solicitaron aprobación previa por
parte de la Junta Directiva para
realizar operaciones de compra o
venta. La Junta Directiva, después
de analizar cada caso, decidió por
unanimidad y por una sola vez,
impartir su aprobación posterior
a las operaciones realizadas por
13 de estos funcionarios, el caso
restante fue remitido a la autoridad
competente (Superintendencia
de Sociedades), por haberse
identificado que estas operaciones
pudieron llevarse a cabo con fines
especulativos.
Con el fin de asegurar el cumplimiento
del artículo 404 del Código
de Comercio, la Junta Directiva en
su sesión del 5 de septiembre de
2008 aprobó la política de negociación
de acciones para Directores y
Administradores de Ecopetrol, la
cual ha sido divulgada a todos los
trabajadores de la compañía y se
realiza un seguimiento permanente
de su cumplimiento.
Conflictos de interés
Ecopetrol estableció mecanismos
para la prevención, manejo
y divulgación de los conflictos de
interés que se puedan presentar
entre los accionistas (mayoritarios
y minoritarios), administradores y
trabajadores en general, frente a
sus propios intereses y a los de la
compañía.
En ese sentido y con el fin de evitar
el conflicto de interés, los siguientes
administradores declararon la
situación y se surtió el procedimiento
establecido:
- Durante 2008, el Ministro de Minas
y Energía, Hernán Martínez
Torres, se abstuvo de participar
en las decisiones relacionadas
con la Agencia Nacional de Hidrocarburos
por cuanto continúa
siendo presidente del Consejo
Directivo de esa entidad (comunicación
del 30 de octubre de
2006 dirigido a la Junta Directiva
de Ecopetrol).
- El Vicepresidente de Suministro y
Mercadeo de Ecopetrol se abstuvo
de participar en el proceso de
la firma Merhav para la contratación
del proyecto de biocombustible.
- El Gerente de Petroquímicos de
la Vicepresidencia de Suministro
y Mercadeo de Ecopetrol, se abstuvo
de participar en las decisiones
relacionadas con la empresa
Proexport.
Controversias
contractuales
Con el fin de promover la inversión
extranjera, las relaciones comerciales
y facilitar la convivencia entre
los grupos de interés y la administración
de la Empresa, Ecopetrol
ha venido implementando mecanismos
alternativos de resolución
de controversias, diferentes al conducto
regular de la justicia formal,
pero con plenos efectos legales.
En este sentido, Ecopetrol ha
adoptado en sus Estatutos Sociales
y en su Código de Buen Gobierno,
mecanismos para resolver
de manera ágil, económica y especializada
las controversias derivadas
de las relaciones entre la
empresa y sus accionistas.
Según lo establecido en estas
normas, los conflictos que se presentan
entre Ecopetrol y sus accionistas
se intentarán solucionar,
en primera instancia, por la vía del
arreglo directo; en segunda instancia,
por amigables componedores
y, en tercera instancia, por la
intervención de conciliadores del
Centro de Conciliación y Arbitraje
de la Cámara de Comercio de
Bogotá. Una vez agotadas estas
tres instancias, el interesado podrá
optar porque la controversia sea
resuelta a través de la jurisdicción
o mediante un Tribunal de Arbitramento.
A continuación y a manera de
ejemplo, se relacionan algunos de
los casos que se han ejecutado
mediante este procedimiento determinado.
Controversias con accionistas
El Artículo 3° de La Ley 1118 de
2006 estableció que para garantizar
la democratización de la propiedad
accionaria, el programa de
emisión y colocación de acciones
de Ecopetrol incluiría dos primeras
rondas, a las cuales podrían acceder
quienes reunieran las condiciones
especiales de que trata el Artículo
3 de la Ley 226 de 1995, los
Patrimonios Autónomos Pensionales
de Ecopetrol , las entidades
Territoriales y cualquier ciudadano
colombiano.
No obstante, revisada la base de
datos de las personas adjudicatarias
de acciones, se encontró que
se aceptaron como válidos 24 formularios
diligenciados por extranjeros
y cinco entidades jurídicas,
quienes no eran destinatarios de la
primera oferta pública.
En primera instancia se realizó un
acercamiento con las entidades
colocadoras con el fin de solicitarles
adelantar las gestiones necesarias
para que devolvieran las
acciones. De los 24 casos de extranjeros,
se han resuelto 17 casos
de manera amigable. De igual manera,
una de las cinco entidades
jurídicas ha aceptado devolver las
acciones.
 Controversias con asociados
Así mismo y haciendo uso de cláusulas
contractuales de mecanismos
alternativos de resolución de
controversias, Ecopetrol ha tratado
de dirimir conflictos con los siguientes
socios de negocios:
MANSAROVAR
Diferencias de interpretación respecto
de la fecha de terminación
del contrato de Asociación Cocorná
- Campo Teca. Se llegó a un
acuerdo con Mansarovar, según el
cual se acepta la fecha de terminación
establecida por Ecopetrol (8
de octubre de 2008) y se somete
a un Tribunal de Arbitramento la
controversia, con lo cual la terminación
del contrato queda sujeta a
una condición resolutoria. Ecopetrol
comercializará el 100% de la
producción del campo, pagará el
20 de regalías a la Nación, el costo
de la operación a Mansarovar y
consignará en una de sus cuentas
lo correspondiente al 12% de regalías
adicionales derivadas de la
terminación del contrato (Art. 39
L 756 de 2002) y el porcentaje de
participación en la producción que
se encuentra en disputa. Estos últimos
valores consignados se pondrán
a disposición del Tribunal de
Arbitramento.
EMERALD
Diferencias de interpretación en
la regulación de la distribución de
crudo y reembolso en las pruebas
extensas del pozo Gigante I, en el
contrato Matambo. Ante la diferencia
en la interpretación de las
partes, se acordó hacer un último
esfuerzo de los equipos técnicos y
legales para definir una posibilidad
de arreglo.
HUPECOL
Diferencias de interpretación con
relación a las cláusulas relativas a
la distribución de la producción en
pruebas extensas y del reembolso
por concepto de los costos de los pozos secos en el contrato Caracara.
Actualmente se adelanta un
Tribunal de Arbitramento ante la
Cámara de Comercio de Bogotá;
el proceso se encuentra próximo a
finalizar la etapa probatoria.
CONSORCIO
COLOMBIA ENERGY
Diferencias de interpretación con
relación a las cláusulas relativas al
concepto de gastos operacionales
del Contrato de Producción Incremental
Suroriente. Ante la diferencia
en la interpretación de las partes,
se acordó hacer un esfuerzo
adicional de los equipos técnicos y
legales para definir una posibilidad
de arreglo.
HOCOL
Diferencias de interpretación con
relación a las cláusulas relativas a
la distribución de la producción en
pruebas extensas en el contrato
de asociación Guayuyaco. Actualmente
les adelanta un Tribunal de
Arbitramento ante la Cámara de
Comercio de Bogotá; el proceso
se encuentra en trámite de notificación
de la demanda.
Reclamaciones sobre el
cumplimiento del Código
de Buen Gobierno
Durante el periodo no se reportó
ninguna reclamación sobre el
cumplimiento del Código de Buen
Gobierno a través de las líneas
telefónicas y buzones de correo
disponibles para los accionistas y
para el público en general.
La Dirección de Auditoría Interna efectuó procedimientos de auditoría
al contenido de este Informe (contenido del capítulo 9) como
parte del aseguramiento a las prácticas de Gobierno Corporativo
adoptadas por Ecopetrol.
De acuerdo con los resultados obtenidos,
evidenciamos que
su contenido corresponde
a información
oficial generada
por la compañía para la
vigencia 2008. |
 |
|
